Administratie
Bonnetjes bewaren: hoe lang en in welke vorm?
Als ondernemer moet je je administratie, dus ook je bonnetjes en facturen, 7 jaar bewaren. Voor gegevens over onroerende zaken, zoals een bedrijfspand, geldt 10 jaar. Je mag bonnen scannen en digitaal bewaren, zolang de scan een juiste en volledige weergave van het origineel is. Het papieren bonnetje hoef je dan niet meer te bewaren.
Gepubliceerd · 4 min lezen · Bizzcounter
Hoe lang moet je bonnetjes bewaren?
De hoofdregel is 7 jaar. Dat staat in de Algemene wet inzake rijksbelastingen en geldt voor je hele administratie: facturen, bonnetjes, bankafschriften, je grootboek en je in- en verkoopadministratie.
| Wat | Bewaartermijn |
|---|---|
| Bonnetjes, in- en verkoopfacturen, bankafschriften | 7 jaar |
| Grootboek, debiteuren- en crediteurenadministratie | 7 jaar |
| Gegevens over onroerende zaken en rechten daarop | 10 jaar |
| Leveringen en diensten via de Unieregeling of Invoerregeling (eenloketsysteem, OSS/IOSS) | 10 jaar |
Vanaf wanneer tellen die 7 jaar?
De termijn begint niet op de datum van het bonnetje, maar op het moment dat een gegeven zijn “actualiteitswaarde” verliest. Zolang een stuk nog nodig is, bijvoorbeeld omdat een contract nog loopt, telt de termijn nog niet.
Voor een gewoon kassabonnetje betekent dat in de praktijk: 7 jaar na afloop van het boekjaar waarin je hem hebt geboekt. Twijfel je bij een contract of een groot bedrag? Bewaar dan liever te lang dan te kort.
Mag je bonnetjes digitaal bewaren?
Ja. De Belastingdienst zegt dat je facturen en bonnetjes mag scannen en digitaal bewaren. Daar horen twee voorwaarden bij:
- De scan is een juiste en volledige weergave van het origineel. Alles moet leesbaar zijn: leverancier, datum, bedragen en btw.
- De echtheidskenmerken worden mee opgeslagen, zoals een stempel of handtekening als die op het origineel staat.
Voldoe je daaraan, dan hoef je het papieren bonnetje niet te bewaren.
Geen schoenendoos meer. Sleep je bon in Bizzcounter, laat hem uitlezen en boek hem met de bon als bijlage.
En facturen die je digitaal krijgt?
Bewaar die digitaal. De regel is dat je gegevens bewaart in de vorm waarin je ze hebt ontvangen of gemaakt. Een pdf-factuur uit je mail uitprinten en dan weggooien is niet genoeg. Omgekeerd mag je papier wel omzetten naar digitaal, zoals hierboven beschreven.
Bewaar je digitaal, zorg dan ook dat de Belastingdienst bij een controle je bestanden en programma’s kan gebruiken, en dat je administratie binnen een redelijke termijn te controleren is.
Waarom is een goed bewaard bonnetje belangrijk?
Zonder factuur of bon op naam van je bedrijf mag je de btw niet aftrekken als voorbelasting. En bij een controle moet je kunnen laten zien waar een boeking vandaan komt. Een onleesbaar bonnetje kan je dus geld kosten. Lees in btw-aangifte doen hoe voorbelasting werkt.
Tips om bonnetjes goed te bewaren
- Scan of fotografeer direct. Kassabonnen op thermisch papier vervagen vaak binnen een paar jaar, lang voordat je 7 jaar voorbij is.
- Maak een scherpe foto. Leg de bon plat, zorg voor goed licht en zet de hele bon in beeld.
- Koppel de bon aan de boeking. Dan vind je hem bij een vraag van je boekhouder of de Belastingdienst meteen terug.
- Maak back-ups. Een map op één laptop is geen archief.
- Stop je met een boekhoudprogramma? Exporteer dan eerst je hele administratie, inclusief bijlagen. De bewaarplicht blijft bij jou liggen, ook als je overstapt.
- Maak afspraken als je minder wilt bewaren. Voor sommige gegevens kun je met de Belastingdienst een kortere termijn afspreken. De basisgegevens, zoals je grootboek en je in- en verkoopadministratie, moet je altijd 7 jaar bewaren.
Hoe werkt het in Bizzcounter?
In Bizzcounter Boekhouding Compleet sleep je een bonnetje naar de pagina Bonnetjes. De bon wordt uitgelezen en je maakt er met één klik een concept-inkoopfactuur van, die je controleert en boekt. De bon blijft als bijlage bij die inkoopfactuur bewaard. Stop je ooit met Bizzcounter, dan blijven je gegevens na je opzegging nog 30 dagen staan, zodat je alles kunt exporteren.
Verder lezen: btw-aangifte doen: zo vul je elke rubriek in · de XAF-auditfile voor je accountant
Bronnen
- Belastingdienst, Hoe lang moet u uw administratie bewaren voor de btw: 7 of 10 jaar?: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/
- Belastingdienst, Uw facturen bewaren (scannen en digitaal bewaren): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
- Belastingdienst, Hoe bewaart u uw administratie?: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/administratie_bewaren/hoe_bewaart_u_uw_administratie
- Belastingdienst, Uw geautomatiseerde administratie en de fiscale bewaarplicht: https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/themaoverstijgend/brochures_en_publicaties/uw_geautomatiseerde_administratie_en_de_fiscale_bewaarplicht
- Algemene wet inzake rijksbelastingen, art. 52: https://wetten.overheid.nl/BWBR0002320/