E-facturatie

Wat is een UBL-factuur?

Een UBL-factuur is een factuur als XML-bestand, opgebouwd volgens de internationale standaard Universal Business Language. Waar een pdf bedoeld is om te lezen, is een UBL-bestand bedoeld om door software te worden ingelezen. De boekhouding van je klant haalt er zelf de bedragen, de btw en je rekeningnummer uit, zonder overtypen.

Gepubliceerd 27 september 2026 · 4 min lezen · Bizzcounter

Wat betekent UBL?

UBL staat voor Universal Business Language. Het is een open standaard van de organisatie OASIS voor zakelijke documenten, zoals facturen, creditnota’s en bestellingen. Een UBL-factuur is een tekstbestand in XML, meestal met de extensie .xml. Open je hem in een teksteditor, dan zie je labels met daartussen de gegevens van de factuur.

Je hoeft dat bestand nooit zelf te lezen of te maken. Dat doet je boekhoudsoftware.

Wat is het verschil tussen een pdf en een UBL-factuur?

Een pdf is een plaatje van een factuur. Een mens kan hem lezen, maar een computer ziet alleen letters op een pagina. Wie een pdf-factuur ontvangt, moet de gegevens overtypen of laten herkennen, met kans op fouten.

Een UBL-factuur bevat dezelfde gegevens, maar elk gegeven staat in een vast vakje met een vaste naam. Software weet dus precies wat het factuurnummer is en wat het btw-bedrag.

Wat is het verschil tussen een pdf en een UBL-factuur?
	Pdf-factuur	UBL-factuur
Bedoeld voor	Mensen	Software
Bestandstype	.pdf	.xml
Verwerken bij je klant	Overtypen of laten herkennen	Direct inlezen
Kans op typefouten	Ja	Nee
Telt als e-factuur	Nee	Ja, als hij aan de Europese norm voldoet

Ondernemersplein van de overheid zegt het kort: “Een pdf is geen e-factuur.”

Wat staat er in een UBL-factuur?

Een UBL-factuur bevat alles wat ook op een gewone factuur moet staan, maar dan in vaste velden:

je bedrijfsgegevens, KvK-nummer en btw-nummer
de gegevens van je klant
factuurnummer, factuurdatum en vervaldatum
de factuurregels met aantal, prijs en btw-tarief
per btw-tarief het totaal, en of de btw bijvoorbeeld is verlegd
het totaalbedrag en je IBAN

Omdat de btw per regel een vaste code heeft, weet de software van je klant meteen of het om hoog tarief, nultarief of verlegde btw gaat.

Hoe verhouden UBL, EN 16931, NLCIUS en Peppol zich tot elkaar?

Die afkortingen kom je vaak samen tegen. Kort:

EN 16931 is de Europese norm voor e-facturen. Hij bepaalt welke gegevens erin moeten en wat ze betekenen. Het kabinet wil dat e-facturen vanaf 2030 aan deze norm voldoen.
UBL is een bestandsformaat waarin je een factuur volgens die norm kunt opslaan.
NLCIUS is een Nederlandse aanvulling op EN 16931, met extra afspraken voor gebruik in Nederland.
Peppol BIS Billing 3.0 is een uitwerking van EN 16931 in UBL die in het Peppol-netwerk wordt gebruikt.
Peppol zelf is een netwerk: een manier om e-facturen veilig van de ene boekhouding naar de andere te sturen. Het is dus een bezorgroute, geen bestandsformaat.

Een UBL-factuur kun je dus ook gewoon als bijlage bij een e-mail sturen. Dat is wat veel boekhoudpakketten nu doen.

Hoe maak je een UBL-factuur?

Met de hand maak je geen UBL-factuur. Je laat je factuurprogramma hem maken. Zo gaat het meestal:

Vul je bedrijfsgegevens volledig in, inclusief KvK-nummer, btw-nummer en IBAN.
Vul de gegevens van je klant aan, zeker bij zakelijke klanten: adres, KvK-nummer en btw-nummer.
Maak de factuur zoals altijd. Kies per regel het juiste btw-tarief.
Verstuur of download. De software maakt naast de pdf ook het UBL-bestand.

Ontbrekende gegevens zijn de meest voorkomende reden dat een e-factuur wordt geweigerd. Stap 1 en 2 zijn dus het belangrijkst.

Zelf proberen? In Bizzcounter gaat bij elke gemailde factuur een UBL e-factuur mee, zonder extra handelingen.

Facturen met UBL e-factuur in Bizzcounter

Hoe verstuur je een UBL-factuur?

Er zijn drie gangbare manieren:

Als bijlage bij een e-mail, naast de pdf. Je klant leest het bestand in zijn eigen boekhouding in.
Via het Peppol-netwerk, als jij en je klant allebei zijn aangesloten. De factuur komt dan rechtstreeks in de boekhouding van je klant.
Via een portaal van je klant. Sommige opdrachtgevers, zoals overheden, hebben een eigen manier om e-facturen te ontvangen.

Welke route straks verplicht wordt voor facturen tussen bedrijven, is nog niet besloten. Lees daarover meer in e-facturatie verplicht vanaf 2030.

Hoe lees je een UBL-factuur in die je ontvangt?

De meeste boekhoudpakketten kunnen een UBL-bestand importeren. Je uploadt het XML-bestand en de software maakt er een inkoopfactuur van, met leverancier, regels en btw. Jij controleert en boekt.

Hoe werkt het in Bizzcounter?

Bizzcounter maakt bij elke factuur automatisch een UBL-bestand. Het gaat als bijlage mee in de factuurmail, naast de pdf. Je kunt het ook per factuur downloaden. Een aansluiting op het Peppol-netwerk zelf heeft Bizzcounter op dit moment niet.

Verder lezen: e-facturatie verplicht vanaf 2030 · de XAF-auditfile voor je accountant

Bronnen

Ondernemersplein, E-factureren aan de overheid: https://ondernemersplein.overheid.nl/wetten-en-regels/een-e-factuur-versturen-naar-de-overheid/
Logius, Handreiking basisfactuur Rijk (over NLCIUS en Peppol BIS): https://logius.nl/domeinen/gegevensuitwisseling/e-factureren/handreiking-basisfactuur-rijk
OASIS, Universal Business Language Version 2.1: https://docs.oasis-open.org/ubl/UBL-2.1.html
OpenPeppol, Peppol BIS Billing 3.0: https://docs.peppol.eu/poacc/billing/3.0/
Peppol.nu, E-facturatie verplicht 2030: kabinet kiest ook binnenland (alleen EN 16931 toegelaten), 11 september 2026: https://www.peppol.nu/news-items/e-facturatie-verplicht-2030/